Politica de Confidențialitate

Această Politică de Confidențialitate descrie modul în care DentaField Clinic prelucrează datele cu caracter personal ale pacienților, ale vizitatorilor site-ului și ale persoanelor care ne contactează, precum și drepturile de care beneficiați. Prelucrarea se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), cu Legea nr. 190/2018 și cu Legea nr. 506/2004.

Vă recomandăm să citiți cu atenție acest document. Pentru orice nelămurire, ne puteți contacta folosind datele de mai jos.

Operatorul datelor cu caracter personal este cabinetul stomatologic care își desfășoară activitatea sub denumirea „DentaField Clinic”, cu sediul în Bulevardul Constantin Brâncoveanu nr. 18, Sector 4, 041451 București, și care prestează asistență medicală stomatologică în baza autorizației sanitare de funcționare emise de Direcția de Sănătate Publică.

Ne puteți contacta astfel:

• Adresă: Bulevardul Constantin Brâncoveanu nr. 18, Sector 4, 041451 București

• E-mail: office@dentafield-clinic.com

• Telefon: +40 744 841 966

Pentru orice întrebare sau cerere referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră și la exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți scrie la office@dentafield-clinic.com sau în scris, la sediul de mai sus, cu mențiunea „În atenția responsabilului cu protecția datelor”.

Având în vedere natura și dimensiunea cabinetului (cabinet stomatologic de mici dimensiuni, fără prelucrare la scară largă în sensul art. 37 GDPR), nu am desemnat un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO). Am stabilit însă, ca punct de contact pentru toate aspectele privind protecția datelor, adresa de e-mail de mai sus (office@dentafield-clinic.com). În măsura în care prelucrăm codul numeric personal (CNP), pentru întocmirea documentelor medicale stomatologice sau fiscale, aplicăm garanțiile suplimentare impuse de art. 4 din Legea nr. 190/2018.

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

• Date de identificare și de contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon și, după caz, adresa poștală și CNP-ul (acesta din urmă doar atunci când este necesar pentru documentele medicale sau fiscale).

• Date transmise prin formularele site-ului (formularul de contact și formularul de solicitare a unei programări): conținutul mesajului, motivul vizitei sau al solicitării, intervalul de programare preferat și orice alte informații pe care alegeți să le includeți. „Motivul vizitei” poate dezvălui, prin natura lui, o problemă de sănătate.

• Date privind sănătatea — categorie specială de date (art. 9 GDPR): informații despre starea dumneavoastră de sănătate orală, istoricul stomatologic, diagnostice, planuri și acte de tratament, radiografii dentare și alte investigații, alergii și antecedente relevante. Aceste date sunt prelucrate în principal în cadrul relației de îngrijire stomatologică din cabinet, dar pot apărea și în mesajele transmise prin formular, dacă alegeți să le menționați.

• Date din interacțiunea cu noi: corespondență (e-mail, telefon), istoricul programărilor și al solicitărilor.

• Date din interacțiunea cu asistentul virtual (chatbot): conținutul conversației și întrebările pe care le adresați.

• Date tehnice și de utilizare a site-ului: adresă IP, identificatori de dispozitiv și de browser, paginile accesate, data și ora accesării, precum și datele colectate prin cookie-uri și tehnologii similare (inclusiv Google Analytics 4 și Google Ads), în condițiile descrise în Politica de Cookies și numai pe baza consimțământului dumneavoastră.

• Date provenite din recenzii publice: numele afișat și conținutul recenziei publicate de dumneavoastră pe Google.

Nu vă solicităm și nu dorim să primim, prin canalele online, mai multe date decât sunt necesare pentru scopul concret al interacțiunii.

Prelucrăm datele dumneavoastră numai pentru scopuri determinate și pe baza unui temei juridic prevăzut de GDPR:

• Gestionarea solicitărilor transmise prin formularul de contact, prin e-mail sau telefonic — temei: efectuarea de demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract [art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR] și, după caz, interesul nostru legitim de a vă răspunde și de a comunica eficient [art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR].

• Gestionarea cererilor de programare și organizarea consultațiilor stomatologice — temei: demersuri precontractuale la cererea dumneavoastră [art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR].

• Furnizarea serviciilor de medicină dentară și întocmirea documentației medicale stomatologice — temeiuri specifice pentru datele privind sănătatea (a se vedea secțiunea următoare).

• Îndeplinirea obligațiilor legale (de exemplu obligații contabile și fiscale, păstrarea documentației medicale stomatologice, soluționarea reclamațiilor, raportări către autorități) — temei: obligația legală [art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR].

• Cookie-uri și instrumente de analiză și de publicitate (Google Analytics 4, Google Ads) — temei: consimțământul dumneavoastră [art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR], pe care îl puteți acorda sau refuza din bannerul de cookie-uri și îl puteți retrage oricând.

• Asigurarea securității site-ului și a sistemelor, prevenirea fraudei și diagnosticarea problemelor tehnice — temei: interesul nostru legitim de a menține un mediu online sigur și funcțional [art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR].

• Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță — temei: interesul legitim [art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR] sau obligația legală [art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR].

Atunci când ne întemeiem pe interesul legitim, acesta constă în capacitatea de a vă oferi un răspuns prompt, de a păstra o evidență a corespondenței, de a ne organiza activitatea și de a ne proteja drepturile; acest interes a fost evaluat și echilibrat cu drepturile și libertățile dumneavoastră.

Datele privind sănătatea beneficiază de o protecție specială și sunt prelucrate astfel:

• În cadrul îngrijirii stomatologice (consultație, diagnostic, tratament, ținerea fișei dentare), prelucrarea este necesară în scopuri de medicină preventivă, de stabilire a diagnosticului și de furnizare de asistență medicală, în temeiul art. 9 alin. (2) lit. (h) coroborat cu art. 9 alin. (3) GDPR. Aceste date sunt prelucrate de personal medical ținut de obligația legală de păstrare a secretului profesional, în conformitate cu Legea nr. 46/2003 privind drepturile pacientului și cu Codul deontologic al medicului stomatolog.

• Dacă alegeți, din proprie inițiativă, să ne comunicați online informații despre sănătatea dumneavoastră (prin formular, e-mail sau chatbot), le vom prelucra strict pentru a vă contacta și a da curs solicitării, în temeiul art. 9 alin. (2) lit. (h) coroborat cu art. 9 alin. (3) GDPR și al interesului nostru legitim de a vă răspunde [art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR]; în măsura în care transmiterea voluntară a acestor date exprimă acordul dumneavoastră, ne putem întemeia, după caz, și pe consimțământul explicit [art. 9 alin. (2) lit. (a) GDPR].

Secretul profesional medical și obligația de confidențialitate ce ne revin nu sunt limitate în timp și se mențin inclusiv după încetarea relației cu pacientul sau după decesul acestuia. Pentru protejarea pacienților, prin canalele online sau telefonice (e-mail, formulare, asistent virtual, rețele sociale, apeluri ori mesaje neverificate) nu confirmăm și nu discutăm calitatea de pacient, existența sau conținutul unei programări, diagnostice, planuri de tratament ori alte date personale sau privind sănătatea unei persoane. Asemenea informații pot fi comunicate exclusiv persoanei vizate sau persoanei îndreptățite potrivit legii, după verificarea identității — verificare pe care o solicităm doar atunci când există o îndoială rezonabilă și o aplicăm în mod proporțional, fără a îngreuna nejustificat exercitarea drepturilor prevăzute de lege.

Vă rugăm să nu transmiteți date detaliate privind sănătatea (diagnostice, afecțiuni, tratamente, radiografii dentare) prin formularele online, prin e-mail sau prin chatbot; aceste aspecte se discută în siguranță în cadrul unei consultații. Nu vă solicităm și nu condiționăm programarea de transmiterea unor astfel de date pe cale online. Atunci când primim totuși date de sănătate prin aceste canale, le reducem la minimul necesar și le ștergem sau le anonimizăm de îndată ce nu mai sunt necesare scopului de mai sus [art. 5 alin. (1) lit. (c) și (e) și art. 25 GDPR], cu excepția cazurilor în care păstrarea lor este impusă de o obligație legală ori este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.

Nu vindem datele dumneavoastră. Le putem divulga sau le facem accesibile următoarelor categorii de destinatari, strict în măsura necesară:

• Furnizorul de găzduire și infrastructură web — Amazon Web Services (AWS), prin serviciul AWS Amplify, care găzduiește site-ul și stochează în siguranță datele aferente formularelor.

• Amazon Web Services (Amazon Bedrock) — pentru funcționarea asistentului virtual (chatbot), care procesează conținutul conversațiilor pentru a genera răspunsuri; serviciul este utilizat într-o regiune din Uniunea Europeană.

• Google — pentru afișarea hărților (Google Maps), pentru afișarea recenziilor și, numai cu consimțământul dumneavoastră, pentru analiză și publicitate (Google Analytics 4, Google Ads).

• Furnizorul de servicii de transmitere a mesajelor — un furnizor specializat de servicii de e-mail și de livrare a mesajelor, pe baza unor garanții contractuale de confidențialitate și securitate, pentru livrarea mesajelor generate de formulare și a corespondenței.

• Furnizorul de servicii de contabilitate — furnizorul de servicii de contabilitate al clinicii, pe baza unor garanții contractuale, pentru îndeplinirea obligațiilor contabile și fiscale.

• Autorități publice, instanțe sau alte organisme, atunci când avem o obligație legală în acest sens.

Acolo unde acești furnizori prelucrează date în numele nostru, ei acționează în calitate de persoane împuternicite și sunt obligați prin contracte de prelucrare a datelor încheiate în conformitate cu art. 28 GDPR, care impun confidențialitatea, măsuri de securitate adecvate și prelucrarea exclusiv pe baza instrucțiunilor noastre.

Unii dintre furnizorii noștri (în special Google și, după caz, AWS) pot prelucra date pe servere situate în afara Spațiului Economic European, inclusiv în Statele Unite ale Americii.

Atunci când au loc astfel de transferuri, ne asigurăm că sunt protejate prin garanții adecvate în sensul GDPR: Clauzele Contractuale Standard adoptate de Comisia Europeană [art. 46 alin. (2) lit. (c) GDPR] și/sau certificarea furnizorului în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework, acolo unde este aplicabilă. Aveți dreptul de a obține o copie a garanțiilor aplicate sau informații despre locul în care acestea au fost puse la dispoziție, contactându-ne la datele de mai sus.

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau pentru a respecta obligațiile legale. Principalele perioade sunt:

• Fișa dentară și documentația medicală stomatologică a pacientului: 5 ani de la ultimul contact cu pacientul, conform Codului deontologic al medicului stomatolog (art. 35), cu excepția situațiilor în care legea impune o durată mai lungă.

• Documente justificative și registre contabile (inclusiv facturi): 5 ani; situațiile financiare anuale: 10 ani — conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările ulterioare.

• Solicitări transmise prin formularul de contact și corespondența aferentă: pe durata necesară soluționării și, ulterior, o perioadă proporțională (de regulă până la 24 de luni), cu excepția cazurilor în care sunt necesare pentru apărarea unui drept ori pentru îndeplinirea unei obligații legale.

• Cereri de programare: pe durata gestionării solicitării, ulterior fiind șterse sau, după caz, integrate în documentația medicală stomatologică (supusă termenului de mai sus).

• Jurnale tehnice și date de securitate: perioade scurte, proporționale cu scopul de securitate și diagnostic.

• Date prelucrate pe bază de consimțământ (de exemplu cookie-uri de analiză sau de publicitate): până la retragerea consimțământului ori până la expirarea duratei cookie-ului, conform Politicii de Cookies.

La expirarea acestor perioade, datele sunt șterse sau anonimizate în mod sigur.

În calitate de persoană vizată, beneficiați de următoarele drepturi prevăzute de GDPR:

• Dreptul de acces (art. 15): de a obține confirmarea că vă prelucrăm datele și o copie a acestora.

• Dreptul la rectificare (art. 16): de a corecta datele inexacte sau de a completa datele incomplete.

• Dreptul la ștergere — „dreptul de a fi uitat” (art. 17): de a obține ștergerea datelor în anumite condiții. Acest drept nu este absolut: el nu se aplică atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale [art. 17 alin. (3) lit. (b) GDPR] — de exemplu, nu putem șterge fișa dentară sau documentele contabile înainte de expirarea termenelor legale de păstrare.

• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18).

• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20), pentru datele prelucrate prin mijloace automate, pe bază de consimțământ sau de contract.

• Dreptul la opoziție (art. 21): de a vă opune prelucrărilor întemeiate pe interesul nostru legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

• Drepturi legate de deciziile automate individuale (art. 22) — a se vedea secțiunea privind asistentul virtual.

• Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment [art. 7 alin. (3) GDPR], atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ (de exemplu cookie-uri de analiză sau de publicitate ori date de sănătate transmise online). Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior.

• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere (a se vedea secțiunea ANSPDCP).

Pentru a vă exercita drepturile, ne puteți contacta prin canalele indicate la secțiunea privind operatorul. Vom răspunde, de regulă, în termen de o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit cu două luni în cazul cererilor complexe sau numeroase, situație în care veți fi informat. Pentru a vă proteja, este posibil să vă solicităm informații suplimentare necesare confirmării identității.

Aveți dreptul de a obține gratuit o primă copie a datelor dumneavoastră, inclusiv din fișa dentară. Pentru orice copie suplimentară putem percepe un tarif rezonabil, calculat în funcție de costurile administrative [art. 15 alin. (3) GDPR]. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, în special prin caracterul lor repetitiv, putem fie percepe un tarif rezonabil, fie refuza să dăm curs cererii [art. 12 alin. (5) GDPR].

Chiar dacă solicitați ștergerea datelor, vă opuneți prelucrării (art. 21 GDPR) ori cereți restricționarea acesteia (art. 18 GDPR), avem dreptul de a păstra și de a prelucra în continuare datele din fișa dentară și documentele conexe, în măsura necesară constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță [art. 17 alin. (3) lit. (e), art. 18 alin. (2) și art. 21 alin. (1) GDPR]. Acest lucru se aplică în special pe durata termenului de prescripție a acțiunilor în răspundere profesională (3 ani) și a termenelor legale de arhivare. În acest interval, datele sunt păstrate restrâns, cu acces limitat, exclusiv pentru acest scop.

Atunci când afișăm pe site recenzii ale pacienților, putem prelua date (numele afișat și conținutul recenziei) din surse externe accesibile publicului, respectiv platforma Google, pe care dumneavoastră ați publicat aceste recenzii. În conformitate cu art. 14 GDPR, vă informăm că sursa acestor date o reprezintă platforma pe care ați publicat recenzia, iar afișarea pe site se întemeiază pe interesul nostru legitim de a prezenta opinii reale ale pacienților [art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR]. Vă puteți opune afișării contactându-ne la datele operatorului.

Nu publicăm și nu folosim un punctaj sau o medie de evaluare generate de noi și nu fabricăm recenzii ori scoruri.

Pentru integrările Google (hărți, recenzii și eventualele module de analiză), DentaField Clinic răspunde exclusiv pentru operațiunea de colectare și de transmitere a datelor către Google de pe acest site. Prelucrările pe care Google le efectuează ulterior, în scopurile sale proprii, se realizează sub responsabilitatea Google în calitate de operator independent, conform politicilor sale; pentru acestea vă puteți adresa direct Google.

Site-ul și serviciile noastre online nu sunt destinate utilizării directe de către minori fără implicarea părintelui sau a reprezentantului legal. În ceea ce privește serviciile oferite pe bază de consimțământ (de exemplu anumite cookie-uri), prelucrarea datelor unui minor este permisă numai în condițiile art. 8 GDPR coroborat cu legislația națională.

Pentru serviciile stomatologice acordate minorilor, datele sunt prelucrate cu implicarea părintelui sau a reprezentantului legal, în conformitate cu Legea nr. 46/2003. Atât tratamentul stomatologic, cât și orice fotografie clinică, radiografie dentară sau înregistrare video utilizată în alt scop decât documentarea medicală a dosarului (de exemplu materiale de tip „înainte/după”) se realizează numai cu consimțământul scris, prealabil și explicit al părintelui sau al reprezentantului legal, cu respectarea anonimatului copilului. Nu publicăm imagini ale minorilor fără un asemenea acord.

Dacă sunteți părinte sau reprezentant legal și considerați că un minor ne-a transmis date fără acordul dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați pentru a lua măsurile necesare.

Atunci când o prelucrare se întemeiază pe consimțământul dumneavoastră, păstrăm o evidență internă a acestuia (momentul și scopul pentru care a fost dat), ca măsură de responsabilizare [art. 5 alin. (2) și art. 7 alin. (1) GDPR]. Pentru datele privind sănătatea, inclusiv eventualele fotografii cu caracter clinic ori de tip „înainte/după”, consimțământul se solicită în mod explicit și separat — printr-un acord distinct, cules în afara acceptării site-ului — și nu se prezumă din simpla utilizare a site-ului. Vă puteți retrage oricând consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior.

Fotografiile, radiografiile dentare și înregistrările realizate în scop de diagnostic și tratament fac parte din fișa dentară și sunt prelucrate în temeiul art. 9 alin. (2) lit. (h) GDPR (asistență medicală) și, după caz, lit. (f) (apărarea unui drept în instanță). Acestea sunt distincte de eventualele imagini folosite, cu acordul dumneavoastră, în scop de promovare: retragerea acordului de promovare oprește utilizarea publicitară, însă nu afectează păstrarea documentelor clinice din fișa dentară, pe care suntem obligați sau îndreptățiți să le conservăm în scop medical și probator.

Imaginile care înfățișează medicii stomatologi, membrii echipei sau pacienții sunt protejate suplimentar prin dreptul la propria imagine al persoanelor reprezentate (art. 73, art. 74 și art. 76 din Codul civil). Este interzisă descărcarea, copierea, modificarea, redistribuirea sau orice altă utilizare a acestor imagini de către vizitatori, în afara cazurilor permise de lege, fără acordul prealabil scris al DentaField Clinic și, după caz, al persoanei reprezentate.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării [art. 32 GDPR]: control al accesului, criptare în tranzit, restricționarea accesului pe bază de necesitate, politici interne și instruirea personalului cu privire la secretul profesional. Nicio metodă de transmitere sau de stocare nu este complet sigură; depunem eforturi rezonabile pentru protejarea datelor.

În cazul unei breșe de securitate care implică date cu caracter personal și care este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință [art. 33 GDPR]. Atunci când breșa este susceptibilă să genereze un risc ridicat, vă vom informa și pe dumneavoastră, fără întârziere nejustificată [art. 34 GDPR].

Asistentul virtual (chatbot) disponibil pe site oferă răspunsuri automate la întrebări de natură generală (informații despre servicii, program, contact) și are exclusiv rol informativ. Vă informăm că interacționați cu un sistem automatizat, nu cu o persoană fizică.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă [art. 22 GDPR]. În particular, chatbotul nu ia decizii medicale (nu pune diagnostice și nu stabilește tratamente) și nu ia decizii cu efecte juridice. Orice diagnostic sau plan de tratament este stabilit exclusiv de un medic stomatolog, în urma unei consultații. Vă recomandăm să nu introduceți în conversație date sensibile, inclusiv date privind sănătatea.

Furnizarea datelor solicitate prin formularele site-ului (nume, contact, motivul solicitării) este necesară pentru a putea da curs cererii dumneavoastră; dacă nu ne furnizați aceste date, nu vom putea procesa solicitarea, confirma o programare sau răspunde mesajului. În cadrul îngrijirii stomatologice, furnizarea anumitor date (inclusiv date privind sănătatea și, după caz, date de identificare cerute de lege) poate fi necesară pentru stabilirea diagnosticului și îndeplinirea obligațiilor legale; nefurnizarea lor poate face imposibilă acordarea în siguranță a serviciilor stomatologice. Furnizarea datelor prelucrate pe bază de consimțământ (de exemplu cookie-uri de analiză sau de publicitate) este opțională, iar refuzul nu afectează posibilitatea de a utiliza funcțiile esențiale ale site-ului.

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

• Adresă: B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România

• Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212

• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

• Website: www.dataprotection.ro

Vă rugăm însă să ne contactați mai întâi pe noi — vom încerca să soluționăm orice nemulțumire în mod direct.

Pe lângă drepturile prevăzute de GDPR, beneficiați și de drepturile specifice ale pacientului reglementate de Legea nr. 46/2003: confidențialitatea tuturor informațiilor privind starea de sănătate, rezultatele investigațiilor, diagnosticul, tratamentul și datele personale, inclusiv după deces (art. 21); divulgarea acestor informații altor persoane numai cu consimțământul dumneavoastră explicit sau atunci când legea o cere expres (art. 22); accesul la datele medicale personale (art. 24). Aceste drepturi se aplică în completarea drepturilor GDPR descrise mai sus.